9 november 2015
Artikel, Nieuws

Intellectueel eigendom: een wereld vol termijnen

Wil je een uitvinding beschermen om de concurrentie voor te blijven, dan krijg je te maken met een aanvraagproces. Dit proces bestaat uit diverse stappen die binnen voorgeschreven termijnen moeten worden uitgevoerd. Wordt een termijn gemist, dan bestaat de kans dat de octrooiregistratie vervalt.

Dat een uitvinding niet zo aan een loket geregistreerd kan worden, zal iedereen begrijpen. Ook dat het aan diverse vereisten moet voldoen. Waar niet iedereen bij stil staat, is dat een aanvraag aan nationale regelgeving gebonden is en er volgens strikte processen gewerkt moet worden; tot op de dag, punt en komma nauwkeurig. Gediplomeerde en geregistreerde octrooigemachtigden zijn altijd op de hoogte van de wettelijke regelgeving en strikte voorschriften voor indieningen.

Deadlines
Een verzoek om een uitvinding te beschermen, moet worden ingediend bij één van de daarvoor bestemde instanties, bijvoorbeeld het Europees Octrooibureau (EOB), Octrooicentrum Nederland (OCNL) of de Dienst voor Intellectueel Eigendom (DIE). Bij welke instantie de aanvraag moet worden ingediend, is afhankelijk van het land of de landen waarvoor de bescherming gewenst is. Een aanvraag bestaat uit een aantal fases, waarbij elke fase weer verschillende wettelijke deadlines kent waarop verplicht informatie moet worden ingediend. Deze deadlines worden termijnen genoemd. Het missen van een termijn kan nadelige gevolgen hebben voor het verkrijgen van een octrooiregistratie. Is een aanvraag eenmaal verleend, dan moet een jaarlijkse instandhoudingstaks betaald worden. Ook hiervoor geldt dat de registratie vervalt als de uiterlijke termijn wordt overschreden, zelfs al is het maar met één dag. De instanties zijn daar onverbiddelijk in: een vervallen registratie is doorgaans onherroepelijk en onherstelbaar. Goodwill, waardevolle en vooruitstrevende kennis ligt dan op straat met alle gevolgen van dien.

Reden temeer dus om de termijnen goed in de gaten te houden en alles op tijd volgens de richtlijnen, juiste format en taal in te dienen bij de betreffende instantie. Dit vereist een nauwgezette administratie, zeker als er sprake is van meerdere octrooien. De administratie wordt nog eens extra ingewikkeld als er bescherming is aangevraagd voor meerdere landen, omdat de stappen en de termijnen per land verschillen. Kortom, een wirwar van termijnen die bewaakt moeten worden.

Dubbele check
De octrooigemachtigde en zijn/haar team zijn eindverantwoordelijk voor het noteren, controleren en bewaken van de termijnen van hun cliënten. Omdat deze termijnen zo belangrijk zijn, heeft Arnold & Siedsma extra checks ingebouwd om eventuele onvolkomenheden te voorkomen. Er is daarom een aparte afdeling, de Centrale Administratie (CA), waar alle poststukken met termijnen binnenkomen en waar de termijnen voor haar cliënten van alle vestigingen worden genoteerd, gecontroleerd en bewaakt. Dit gebeurt, onafhankelijk van de gemachtigden, in een geautomatiseerd systeem. Dit systeem is tailormade en genereert waarschuwingen bij discrepanties, zodat volledig op de processen en interne vereisten wordt ingespeeld. Bovendien controleren de CA-collega’s onderling elkaars werk voordat de termijnen aan de vestigingen worden vrijgegeven.

Carolien Paternot, manager van de CA bij Arnold + Siedsma, zegt hierover: “Alles wat door ons aan termijnen wordt genoteerd, wordt daarna als extra check door een CA-collega gecontroleerd. Ons systeem geeft bij de meeste termijnen een waarschuwing als er een verkeerde datum wordt ingevoerd of als er een belangrijke termijn helemaal niet wordt ingevoerd.” Alle post van de verlenende instanties komt bij de CA binnen. De CA-afdeling controleert of de officiële post een termijn noemt. Als dat het geval is, wordt de termijn in het systeem ingevoerd. Sommige termijnen moeten volgens voorgeschreven regels worden uitgerekend op basis van de datum van het poststuk. Ook hier is de check en dubbel check heel belangrijk om te verzekeren dat de berekening klopt en dat er dus een juiste termijn wordt ingevoerd. Het poststuk wordt daarna verstrekt aan de betreffende octrooigemachtigde en zijn/haar team. “Onafhankelijk van onze afdeling noteren en controleren zij de termijnen voor hun cliënt in het systeem”, voegt Paternot toe. Om de 14 dagen krijgt elk octrooiteam een automatisch gegenereerde lijst met openstaande termijnen van de CA. Paternot vervolgt: “De afdelingen leggen deze lijst naast hun eigen lijst met termijnen om zo eventuele afwijkingen op tijd te corrigeren”.

Arnold & Siedsma heeft dit jaar het ISO 9001 certificaat behaald. De werkwijze van de CA afdeling is een belangrijk onderdeel van deze certificering. “Wij zijn daarmee het eerste grote octrooibureau in Nederland dat haar procedures volgens de internationale richtlijnen van de ISO 9001 normen officieel heeft laten vastleggen”, concludeert Paternot trots.

Specifieke opleiding
De wereld van termijnen vereist specifieke capaciteiten van iedereen die werkzaam is in de wereld van intellectueel eigendom, zoals persoonlijke assistenten en octrooigemachtigden. Paternot, inmiddels 35 jaar in het vak, heeft samen met enkele branchegenoten, instanties en het bedrijfsleven in april 2009 het 'Platform Formalities Officers' opgericht, waarvan zij tot 2014 vicevoorzitter was. Platform Formalities Officers voorziet in up-to-date informatie en biedt haar leden de erkende opleiding tot Formalities Officer, naar grote tevredenheid van het bedrijfsleven. Paternot licht toe: “Het zou zonder deze opleiding een on-the-job training van twee jaar kosten om het gewenste niveau te bereiken. Daarnaast is continue bijscholing noodzakelijk om up-to-date te blijven, want de regelgeving verandert regelmatig”, aldus Paternot.

Bijdrage: Carolien Paternot

Terug